Musiikkiarkiston Kannatusyhdistys ry:n tietosuojaseloste

Laadittu 23.4.2020.

Rekisterinpitäjä

Musiikkiarkiston Kannatusyhdistys
C/O Musiikkiarkisto
Sörnäisten rantatie 25
00500 Helsinki
+358 50 435 0485
info@musiikkiarkisto.fi

Rekisteriasioista vastaava henkilö/yhteyshenkilö

Juha Henriksson
Musiikkiarkisto
Sörnäisten rantatie 25 (3. krs)
00500 Helsinki
+358 45 249 5680

Rekisterit ja niiden käsittelyperusteet

Jäsenrekisteri (Skaala)

Musiikkiarkistolla on velvoite yhdistyslain (503/89) 11 § 1 mukaisesti ylläpitää jäsenrekisteriä. Jäsenten henkilötietojen käsittelystä säädetään yhdistyslain lisäksi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksessa (2016/679) sekä kansallisessa tietosuojalaissa (1050/2018).

Asiakaspalvelurekisteri

Asiakaspalvelurekisteri sisältää tietoja liittyen tieto- ja aineistopyyntöihin. Mikäli asiakas käyttää aineistoja, hän allekirjoittaa tai muulla tavoin hyväksyy käyttöehtositoumuksen tai käyttösopimuksen aineistojen käyttöön liittyen, joka sisältää asiakkaan antamat yhteystiedot. Henkilötietojen käsittelyperusteena on asiakaspalvelun hoitaminen aineistonluovuttajien, tekijänoikeudenhaltijoiden ja tilaajien välillä (EU:n tietosuoja-asetus 6 artikla f). Käsittelyperusteena on myös tilastointi, josta tietoja käytetään Opetus- ja kulttuuriministeriölle tai muulle viranomaiselle raportointiin (Tietosuojalaki 4 § 3).

Rekisterien tietosisältö

Nimi, organisaatio, sähköposti, puhelinnumero, osoite, asiankäsittelyprosessi.

Rekisterien tietolähteet

Jäseniltä ja asiakkailta saadut yhteystiedot.

Tietojen luovutukset ja rekisteritietojen siirto EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan suostumusta. Tietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterien suojausten periaatteet

Musiikkiarkiston työntekijät ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen koskien henkilötietoja, joita käsitellään työtehtävissä. Tietoja käsittelevät vain oikeutetut henkilöt. Järjestelmien tietoturvaa, henkilötietojen suojaa ja eheyttä varmistetaan teknisten ja organisatoristen keinojen avulla.

Manuaalinen aineisto

Käyttöehtositoumukset ja muut asiakkaan asianhoitoon liittyvät sopimukset säilytetään lukitussa kaapissa, uusimmat käsiarkistossa, vuoden jälkeen suljetussa päätearkistossa. Tiloihin on pääsy henkilökunnalla ja kiinteistön huollolla. Sopimuksia säilytetään 10 vuotta oikeutetun edun perusteella (kolmansien osapuolien oikeuksien suojaamiseksi).

Sähköiset rekisterit

Asiakasrekisteri sijaitsee verkkolevyllä sisäisessä verkossa Musiikkiarkiston tiloissa, ja siihen on pääsy Musiikkiarkiston henkilökunnalla. Asiakasrekisteri on suojattu palomuurilla, kirjautumistunnuksilla ja henkilökohtaisilla salasanoilla. Tietoja säilytetään korkeintaan 2 vuotta, jonka jälkeen tiedot säilytetään anonymisoituna tilastointia varten.

Jäsenrekisteri sijaitsee palveluntarjoajan palvelimella Suomessa, ja siihen on pääsy Musiikkiarkiston henkilökunnalla. Jäsenrekisteri on suojattu palomuurilla sekä henkilökohtaisilla kirjautumistunnuksilla ja salasanoilla. Jäsenrekisteriä ei säilytetä paperisena. Tietoja säilytetään jäsenyyden päättymisen jälkeen enintään 1 vuosi.

Rekisteröidyn pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Pyynnön voi tehdä henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai jollakin luotettavalla varmennetulla tavalla kirjallisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää rekisterin tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai henkilön pyynnöstä.

Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukainen tietojen oikaisemiseen, poistamiseen ja käsittelyn rajoittamiseen, oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustamisoikeus.

Musiikkiarkisto ei tee henkilötietoihin perustuvaa profilointia tai käytä niitä automaattiseen päätöksentekoon.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedustelut osoitetaan rekisteristä vastaavalle henkilölle (ks. yllä). Voit lukea oikeuksistasi Tietosuojavaltuutetun sivuilta .