Hankintapolitiikkansa mukaisesti (pdf) Musiikkiarkisto vastaanottaa lahjoituksina suomalaiseen populaarimusiikkikulttuuriin liittyviä arkistoja ja ainutkertaisia aineistoja lukuun ottamatta taidemusiikkia ja kansamusiikkia. Aineistot voivat olla esimerkiksi kalentereita, nuottikäsikirjoituksia, kirjeenvaihtoa, muistiinpanoja, valokuvia sekä julkaisemattomia tallenteita.
Mikäli sinulla on tiedossasi Musiikkiarkistoon sopiva aineisto tai arkisto, ota yhteyttä toimistoomme.
Aineiston luovuttamisesta on sovittava etukäteen henkilökunnan kanssa. Ennen luovutusta kartoitamme arkiston sisältöä, syntyä, laajuutta, kuntoa, sijaintia, sekä käymme läpi luovutukseen liittyvät sopimus-, seulonta-, järjestämis- ja kuljetusasiat. Musiikkiarkisto ohjeistaa aineistojen luovutuksessa ja järjestämisessä.
Musiikkiarkiston vastaanottaessa aineiston siitä tehdään luovutussopimus (tai vastaanottokuittaus, mikäli luovutussopimus tehdään myöhemmin). Luovutussopimuksessa aineiston omistus-, hallinta-, ja käyttöoikeus siirtyvät Musiikkiarkistolle. Luovutettu aineisto on Musiikkiarkiston asiakkaiden käytettävissä lakien ja sopimusten sallimassa laajuudessa sekä sopimuksessa erikseen määritetyin ehdoin.
Aineisto käsitellään ja siitä tehdään arkistoluettelo. Aineiston yleistiedot luetteloidaan Henkilökokoelmat -sivuille tietosuojalainsäädännön sallimassa laajuudessa ja/tai luovutussopimuksessa mainituin ehdoin. Toistaiseksi arkistoluettelot eivät ole julkisia.
Tarkemmat luovutusohjeet Henkilö- ja yhteisöarkistoaineistoja sekä yksittäisiä aineistoja varten.
Muut luovutukseen liittyvät asiakirjat: luovutussopimus, aineistoluovutuksen valtakirja ja vastaanottokuitti.