Julkaisuvapaa 29.10.2021 klo 14.30
Psykoterapiakeskus Vastaamon potilastietojen tallentaminen Kelaan on Vuoden arkistoteko 2021
Arkistojen päivän toimikunta on valinnut vuoden 2021 arkistoteoksi Psykoterapiakeskus Vastaamon potilastietojen kokoamisen Kansaneläkelaitokseen. Laaja hanke sisältää potilastietojen vastaanottamisen ja tallentamisen lisäksi myös niihin liittyvän tietopalvelun järjestämisen Kelassa. Lisäksi se tuo hyvin esiin sähköisen ja manuaalisen arkistoinnin haasteet sekä tietoturvan ja tietosuojan merkityksen arkistotyössä.
Palkittu hanke on hyvä esimerkki asiakirjahallinnon ja arkistoinnin tämänhetkisestä todellisuudesta, jossa aineistoja käsitellään sähköisen tiedonhallinnan lisäksi edelleen myös manuaalisessa muodossa. Samanaikaisesti tulee ottaa huomioon tiedon tallentamisen ja tietoaineiston käsittelyn elinkaaren kaikissa vaiheissa aineiston sisällön laatu, eheys ja todistusvoimaisuus sekä tietoturvallisuus ja tietosuoja. Tietotekniikan tulee vastata näihin tietosisältöammattilaisten antamiin vaatimuksiin ja haasteisiin.
Psykoterapiakeskus Vastaamon asiakkaiden potilastietoja siirrettiin maaliskuussa 2021 Kelaan arkistoitavaksi. Kelaan siirrettiin kaikkiaan noin 54 000 asiakkaan tiedot, joista valtaosa on digitaalisessa muodossa. Tämä siirto turvaa asiakkaiden tietojen tietoturvan ja tietosuojan toteutumisen. Siirto perustuu menettelyyn, jossa toimintansa lopettaneiden yksityisten palveluntuottajien paperisten potilasasiakirjojen arkistointi toteutetaan Kelassa.
Kunniamaininnat sateenkaarihistoriaa tutkineelle Rita Paqvalénille ja kansantalojen arkistoprojektille
Arkistojen päivän toimikunta jakoi lisäksi kaksi kunniamainintaa ansioituneille arkistoteoille. FT Rita Paqvalén kertoo esseekokoelmassaan QUEERA MINNEN. Essäer om tystnad, längtan och motstånd. Queera röster ur arkivens djup. yhteiskunnan normeja uhmanneista yksilöistä aikana, jolloin homoseksuaaliset teot vielä kuuluivat Suomen rikoslain piiriin. Monipuolisen arkistoaineiston kautta hän valaisee vaikenemista, vallankäyttöä, rajoja ja normien rikkomista kulttuurissa ja kulttuurihistoriassa.
Kansantalojen Liiton jäsenjärjestöjen hallinnassa on noin 120 järjestötaloa, joista vanhimmat on rakennettu 1800-luvulla. Talot ja niissä tapahtuva toiminta ovat tärkeä osa Suomen aineetonta ja aineellista kulttuuriperintöä. Kansantalojen Liiton ja Kansan Arkiston ”Kansantalojen arkistot talteen” -yhteisprojektissa kartoitettiin kansantaloissa olevat arkistot ja koordinoitiin niiden arkistoiminen. Monissa tapauksissa aineistoa löytyi talon koko toimintahistorian ajalta. Asiakirjojen lisäksi talteen saatiin myös valokuvia, historiikkeja ja äänitteitä. Useilta paikkakunnilta saatiin taltioiduksi myös ainutlaatuista varhaisnuorisotyön historiaa. Aineiston kokoaminen on ollut merkittävä työ. Ilman yhteistyöprojektia aineistot olisivat mitä todennäköisimmin ajan oloon tuhoutuneet.
Lisätietoja:
Pohjoismaista arkistojen päivää on vietetty Suomessa vuodesta 2002 ja vuodesta 2004 alkaen on palkittu Vuoden arkistoteko. Palkinnolla halutaan nostaa esille arkistojen kannalta tärkeitä tekoja rohkaisemalla ja palkitsemalla aktiivisuutta, hyviä ideoita ja konkreettista arkistotyötä. Saatujen ehdotusten pohjalta valinnan tekee arkistojen päivän työryhmä, joka koostuu eri sektoreiden arkistoasiantuntijoista.
Årets arkivgärning samt hedersomnämnanden 2021
Psykoterapicentret Vastaamos överföring av sina patientjournaler till Folkpensionsanstalten är Årets arkivgäning 2021
Kommittén för Arkivens dag i Norden har utsett överföringen av psykoterapicentret Vastaamos patientjournaler till Folkpensionsanstalten till Årets arkivgärning 2021. Det omfattande projektet, som utöver mottagning och lagring av ett stort antal patientuppgifter även omfattar en specifik informationstjänst vid FPA, belyser de utmaningar som manuell och elektronisk arkivering innebär idag. Att beakta särskilda kategorier av personuppgifter, datasäkerhet och dataskydd för personuppgifter har utgjort centrala delar av arbetsprocessen – aspekter som är viktiga i dagens arkivarbete.
Överföringsprocessen åskådliggör tydligt dagens verklighet då det gäller professionell hantering av digitalt eller fysiskt arkivmaterial. Förutom lagring av information, garanterad kvalitet, integritet och konfidentialitet, bör datasäkerhet och dataskydd beaktas under hela hanteringsprocessen. Även informationstekniken måste kunna möta de krav och utmaningar som ställs.
Psykoterapicentret Vastaamos patientjournaler överfördes till FPA:s arkiv i mars 2021. Totalt överfördes cirka 54 000 journaler, största delen i digital form. I och med detta garanteras datasäkerheten och dataskyddet för den stora mängden patient- och registeruppgifter. Journalhandlingar i pappersform från privata serviceproducenter som avslutat sin verksamhet arkiveras hos FPA sedan 2019.
Hederomnämnanden till Rita Paqvalén för forskning i regnbågshistoria samt till Kansantalojen Liittos och Folkets arkivs samarbete för att ta tillvara föreningshusens arkiv
Kommittén för arkivens dag i Norden tilldelade även två hedersomnämnanden.
I sin essäsamling QUEERA MINNEN. Essäer om tystnad, längtan och motstånd. Queera röster ur arkivens djup lyfter fil.dr. Rita Paqvalén fram några personer som har vågat trotsa samhällets konventioner och normer under en tid då homosexuella handlingar var straffbara enligt finländsk lag. Via ett mångfacetterat arkivmaterial synliggörs tystnader, makt, gränsdragningar och normbrott inom kulturen och kulturhistorien.
Kansantalojen Liitto (ung. Allaktivitetshusens förbund) administrerar ca 120 föreningshus runt om i Finland, av vilka de äldsta är byggda på 1800-talet. Både husen och den verksamhet som bedrivits i dem utgör en viktig del av vårt materiella och immateriella kulturarv. Kansantalojen Liittos och Folkets arkivs samarbete för att ta tillvara föreningshusens arkiv gick ut på att kartlägga arkivmaterialet och få det förflyttat till Folkets arkiv. I samtliga hus fanns det arkivmaterial, i vissa fall från husets hela verksamhetshistoria. Förutom dokument fanns det fotografier, ljudband och historiker. Det fanns unikt arkivmaterial, till exempel om den tidigaste barn- och ungdomsverksamheten i vårt land. Att ta tillvara dessa arkiv är av stor betydelse, eftersom arkivmaterialet sannolikt skulle ha förstörts med tiden.
Mer information:
Kommittén för Arkivens dag i Norden
Arkivens dag i Norden har firats i Finland sedan 2002 och Årets arkivgärning premierats sedan 2004. Syftet med priset är att lyfta fram handlingar som är av vikt för arkiven och belöna aktivitet, goda idéer och konkret arkivarbete. Kommittén för Arkivens dag i Norden, som består av experter från olika arkiv, utser vinnaren utgående från de nomineringar som kommit in.